En tant qu’agence, nous perdons énormément de temps dans de nombreuses petites tâches. De ce fait, on ne prend pas de vacances, on passe nos soirées et nos week-ends à bosser…
Nous sommes là pour vous aider à éviter ces situations, à créer du temps libre dans votre emploi du temps grâce à 10 hacks qui sont pour la plupart rapide à implémenter et concrets.
1. Utilisez un formulaire pour connaître les besoins de vos prospects avant un appel téléphonique
Comme vous le savez, lorsqu’on échange avec un prospect on va souvent avoir besoin de lui poser tout un tas de questions pour identifier ses besoins, diagnostiquer son problème…
Il est possible de le faire grâce à un formulaire avant l’appel en question. Pourtant, il y a énormément d’agences qui ne le font pas.
Vous pouvez utiliser Google Form par exemple : un outil simple d’utilisation et entièrement gratuit !
Ainsi, avant l’appel vous pourrez comprendre le problème du prospect, ses besoins, son budget… Le gain de temps sera conséquent et vous pourrez écrémer un bon nombre de prospects en ne prenant au téléphone que les personnes que vous pourrez réellement aider à résoudre leur problème.
Au fur et à mesure du temps, vous pourrez optimiser ce formulaire, le compléter, l’adapter etc.
2. N’acceptez les appels qu’avec les prospects pressés
Il y a énormément de prospects qui souhaitent échanger par téléphone immédiatement. A peine après les avoir démarcher, ils vont être prêts à discuter par téléphone dans la journée ou les jours suivants. Par expérience, ces prospects sont ceux qui nous font perdre le plus de temps
De prime abord, nous pouvons penser que ces prospects ont besoin de nos services. Cependant, la plupart du temps, ils ne vont pas avoir un besoin urgent. Ainsi, pour éviter de perdre votre temps, échangez avec eux d’abord par écrit : c’est-à-dire qualifier le prospect avant l’appel téléphonique et voir si le besoin est urgent ou non. C’est du temps sauvé !
3. Optimisez l’onboarding avec des vidéos explicatives et des documents à compléter
L’onboarding, c’est le fait d’accueillir un nouveau client. C’est un processus qui peut s’avérer long alors qu’il peut être fluidifié. Ainsi, lorsque vous avez un nouveau client, envoyez-lui une vidéo explicative et/ou des documents à compléter pour que vous puissiez le guider au mieux.
Standardisez l’accueil pour tous les nouveaux clients afin d’éviter la répétition.
4. Automatisez votre prospection par email
En prospection, il y a deux grands canaux : LinkedIn & l’Emailing
Il existe des outils parfait pour automatiser sa prospection d’emailing comme “LEMLIST” ou “WOODPECKER”..
Au lieu d’envoyer vos messages de prospection à la main, utilisez un logiciel pour envoyer des centaines ou des milliers d’emails en quelques secondes !
Attention à ne pas automatiser votre prospection sur LinkedIn car vous risquez de perdre votre compte, votre prospect aura plus de chance de se rendre compte que le message n’est pas personnalisé…
5. Utilisez un outil de gestion de projet
De nombreuses agences débutantes n’utilisent pas de gestionnaire de projet tels que NOTION, CLICKUP…
Ils vous permettent de tout regrouper au même endroit et de collaborer avec votre équipe sur une même plateforme (système de planification…)
6. Allouez des créneaux pour le travail pour vos clients : ne les laissez pas vous interrompre
Laisser un client vous interrompre va casser votre productivité, vous faire perdre du temps…
Pour remédier à ça, accordez-vous un créneau horaire dédié : par exemple le matin de telle heure à telle heure…
Durant ces créneaux, coupez vos notifications et travaillez uniquement pour vos clients. Autrement, votre emploi du temps ne cessera pas de s’allonger, vous travaillerez le soir, le week-end, les vacances…
7. Identifiez les clients vampires et arrêtez de bosser avec eux
Dans toute agence, il y a des clients qui nous prennent la majorité de notre temps alors que d’autres ne nous embêtent pas. Vous pouvez vous permettre d’arrêter de travailler avec ces clients sans que cela se répercute sur votre chiffre d’affaires car en contrepartie, vous gagnez un temps conséquent !
Vous pouvez discuter avec eux avant de vous en séparer afin d’essayer de fluidifier vos échanges et qu’il ne prenne plus 80% de votre temps en vous interrompant ou en vous demandant des choses à la dernière minute !
8. Supprimez les grandes réunions inutiles (ou planifiez ce qui va être abordé)
Pleins de sujets peuvent être abordés à distance, par mail…
Conseils : Planifiez ce qui va être abordé avec un ordre du jour et chronométrez chacune des parties.
9. Déléguez au maximum
Beaucoup d’agences veulent s’occuper de tout, notamment lorsqu’un client leur demande une prestation qu’elles ne maîtrisent pas forcément.
Par conséquent, elles vont perdre trois fois plus de temps alors qu’elles pourraient tout à fait déléguer ce travail à une autre agence ou un prestataire. Le temps gagné n’est pas négligeable, vous pourrez l’allouer à autre chose que vous maîtrisez mieux !
10. Créez des procédures et utilisez des templates
Vous pouvez créer des procédures pour absolument tout et des templates pour les tâches récurrentes !
Posts sur les réseaux sociaux : Choisissez une identité visuelle, un template précis pour vos carrousels… Vous n’aurez plus qu’à compléter une partie de la publication au lieu d’en refaire une à chaque fois.
Emails & Prospection : Créez des messages standardisés pour ne pas avoir à tout rédiger à chaque fois.
Il est temps de passer à l’action !
